Senin, 10 November 2008

Pemanfaatan Sistem Informasi Layanan Perpustakaan Berbasis Teknologi Barcode untuk Meningkatkan Kualitas Layanan Perpustakaan

Kadek Surya Mahedy, S.T

Putu Tika Parmawati,

UPT Perpustakaan Universitas Pendidikan Ganesha

Abstrak

Penerapan Teknologi Informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir di semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai institusi yang bertugas mengelola bahan pustaka, baik berupa buku maupun bukan berupa buku (non book material) sehingga dapat digunakan sebagai sumber informasi oleh setiap pemakainya memerlukan pemanfaatan teknologi informasi. Kebutuhan akan TI sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan. Pelayanan dan pengarsipan data buku di perpustakaan yang bersifat manual mengakibatkan pelayanan bersifat lambat dan kurang akuratnya data buku yang ada.

Pada penelitian ini akan dibuat sebuah sistem informasi layanan perpustakaan yang berguna untuk mengatasi kendala-kendala pada proses pelayanan perpustakaan dan pengarsipan data yang dilakukan secara manual. Sistem ini bersifat otomatis sehingga mudah digunakan oleh pemakainya dalam memberikan layanan yang optimal kepada seluruh pemakainya. Sistem ini dibangun dengan model desktop application menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan database menggunakan SQL Server 2000.

Kata-kata kunci : Sistem Informasi, Barcode, dan Perpustakaan

1. Pendahuluan

Penerapan Teknologi Informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir di semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai institusi yang bertugas mengelola bahan pustaka, baik berupa buku maupun bukan berupa buku (non book material) sehingga dapat digunakan sebagai sumber informasi oleh setiap pemakainya. Perkembangan TI dewasa ini memungkinkan seluruh kegiatan perpustakaan memanfaatkan teknologi informasi. Kebutuhan akan TI sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan.

Pengimplementasian TI secara optimal sangat diperlukan dalam layanan perpustakaan. Karena sebagian besar pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan di perpustakaan berupa layanan kepada pemakai, sehingga diperlukan metode-metode pelayanan yang bersifat cepat, mudah dan efisien. Layanan perpustakaan meliputi layanan sirkulasi, layanan refrensi dan layanan ruang baca (Bafadal, 2005:125). Mutu layanan perpustakaan dapat diukur dari dari kemampuan memberikan informasi bahan pustaka yang tepat dan kemampuan memberikan layanan yang cepat, efisien dan akurat kepada pemakainya.

Universitas Pendidikan Ganesha (UNDIKSHA) memiliki 3 perpustakaan yaitu Perpustakaan Pusat UNDIKSHA, Perpustakaan PGSD Singaraja dan Perpustakaan PGSD Denpasar. Perpustakaan PGSD Singaraja, sampai saat ini dalam memberikan layanan sirkulasi, layanan refrensi, pencetakan label dan pengarsipan data buku masih dilakukan secara manual. Petugas perpustakaan dalam memberikan layanan sirkulasi harus mencatat data buku yang dipinjam ke kartu perpustakaan dan kartu kontrol perpustakaan sehingga memerlukan waktu yang cukup lama. Selain itu sulitnya pencarian data buku yang ada di perpustakaan karena mahasiswa yang ingin mencari buku harus mengecek ke tiap rak untuk memperoleh buku yang mereka inginkan. Data buku hanya diarsip dalam buku besar perpustakaan sehingga pengecekan data buku, keadaan buku dan jumlah buku memerlukan waktu relatif lama.

Dari uraian diatas memberikan gambaran bahwa sistem yang ada sekarang ini tidak memberikan akses yang optimal terhadap seluruh civitas akademika. Sehingga sudah seharusnyalah perpustakaan PGSD Singaraja bisa mengembangkan diri dengan membuat suatu sistem informasi yang bisa memberikan layanan perpustakaan yang cepat, efisien dan akurat kepada pemakainya. Sistem Informasi Layanan Perpustakaan Berbasis Teknologi Barcode merupakan salah satu alternatif pemberian layanan perpustakaan yang bisa memberikan informasi yang akurat dalam waktu yang singkat dan dapat diakses kapan saja. Mengingat sekarang ini, Universitas Pendidikan Ganesha (UNDIKSHA) sudah mengembangkan kartu mahasiswa yang dilengkapi dengan barcode. Mahasiswa hanya menyerahkan kartu mahasiswa untuk registrasi menjadi anggota perpustakaan. Sehingga tidak perlu mencetak kartu perpustakaan sebab kartu mahasiswa sekaligus berfungsi sebagai kartu perpustakaan. Melalui pengembangan sistem ini, diharapkan dapat memberi layanan yang optimal kepada seluruh civitas akademika UNDIKSHA dan diharapkan memberikan kemudahan bagi petugas perpustakaan dalam memberikan layanan.

Sesuai dengan uraian latar belakang masalah, maka permasalahan yang akan dibahas yaitu “Bagaimana rancangan dan implementasi Sistem Informasi Layanan Perpustakaan Berbasis Teknologi Barcode agar representatif dan mampu menangani kebutuhan pemberian layanan kepada pemakai ? “.

Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah untuk mengembangkan Sistem Informasi Layanan Perpustakaan Berbasis Teknologi Barcode dalam memberi kemudahan dan efisiensi layanan perpustakaan. Manfaat yang ingin dicapai melalui penelitian ini agar nantinya sistem yang dibangun bisa digunakan untuk mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan.

2. METODE

Kegiatan ini merupakan pembangunan perangkat lunak, bukan penelitian eksperimen maupun penelitian tindakan. Sasaran akhir yang diharapkan adalah berupa terbangunnya sebuah software sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan. Oleh karena itu metodologi yang digunakan mengikuti paradigma dalam pengembangan software. Dalam mengembangkan software terdapat banyak paradigma yang bisa digunakan, dan dalam program ini kami menggunakan salah satu jenis paradigma pengembangan yakni paradigma prototyping.

Prototyping merupakan sebuah proses yang memungkinkan pengembang untuk membuat model perangkat lunak yang akan direkayasa. Pada pengembangan software dengan paradigma prototyping, memungkinkan pengembang untuk membentuk prototipe awal program. Dengan prototipe tersebut maka pengembang dapat menyesuaikan rancangan program dengan kebutuhan pemakai dan pemakai mendapat gambaran awal mengenai perangkat lunak yang dibuat. Dengan demikian pemakai dapat mengoreksi rancangan yang telah dibuat apakah sudah sesuai dengan yang diharapkan atau masih ada kekurangan. Kelebihan paradigma ini adalah terjadi kesesuaian antara permintaan pemakai dengan rancangan yang dibuat oleh pengembang dengan lebih cepat. Urutan langkah pada paradigma prototyping diilustrasikan dalam gambar diagram pengembangan perangkat lunak di bawah ini.

Berdasarkan paradigma tersebut maka langkah utama dalam kegiatan ini dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Pengumpulan kebutuhan dan perbaikan

Dalam tahap ini dilakukan pengumpulan kebutuhan perangkat lunak yang akan dibangun meliputi data-data yang diperlukan, pengecekan data yang telah ada maupun yang belum ada. Data-data diperoleh dengan teknik observasi dan studi literatur.

2. Perancangan desain cepat

Data-data yang telah terkumpul pada tahap sebelumnya dipergunakan untuk merancang desain awal dari produk yang akan dibangun yang biasanya masih bersifat global. Untuk langkah awal, perancangan desain cepat terutama dapat dilakukan pada bagian tampilan

3. Membangun prototipe

Berdasarkan desain awal yang telah ditetapkan maka mulai dilakukan pengimplementasian untuk memperoleh produk yang diharapkan. Jenis prototipe ada 3 yaitu:

1. Prototipe di atas kertas

2. Prototipe kerja (prototipe yang telah diimplementasikan ke dalam bahasa pemrograman, dapat dieksekusi namun belum berjalan sempurna)

3. Prototipe jadi (prototipe yang telah jadi tapi mungkin masih perlu disesuaikan dengan kebutuhan pengguna ).

4. Evaluasi prototipe

Dengan semakin dipahaminya gambaran awal dari produk yang akan dihasilkan maka pada tahap ini dapat dilakukan evaluasi terhadap prototipe yang dihasilkan sehingga produk akhir semakin bagus dan kemungkinan kesalahan produk semakin kecil.

5. Perbaikan prototipe

Berdasarkan evaluasi oleh pengguna jika telah sesuai dengan yang diharapkan maka langkah dilanjutkan ke rekayasa produk. Jika ada kesalahan maka akan diperbaiki, sesuai tanda panah dalam diagram, langkah pengerjaan kembali lagi pada langkah desain cepat dan seterusnya hingga prototipe tersebut sesuai dengan yang diharapkan.

6. Produk rekayasa

Pada tahap inilah produk benar-benar telah diimplementasikan hingga diperoleh hasil akhir yang siap digunakan.

Gambar berikut adalah menggambarkan tahapan pelaksanaan program dalam pembangunan sistem ini secara keseluruhan.




Pada gambar di atas dijelaskan secara singkat tahapan pelaksanaan program dalam membangun sistem ini, yang terdiri dari:

a. Observasi lapangan, studi pustaka dan permasalahan.

Pada langkah ini dilakukan observasi lapangan dan bedah buku untuk mencari topik-topik permasalahn yang mungkin diangkat. Sejalan dengan hal tersebut kami menetapkan masalah yang diangkat diikuti dengan mencari buku-buku penunjang yang erat kaitannya dengan permasalahan yang diangkat.

b. Analisis masalah.

Disini dilakukan pengkajian yang menyangkut penjajagan awal masalah yaitu mengumpulkan data-data awal untuk mendukung software yang akan dikembangkan dan hardware pendukungnya, apakah masih mungkin dilanjutkan atau tidak.

c. Pengumpulan data.

Tahap ini adalah tahap pengumpulan data dan informasi semaksimal mungkin yang dapat membantu dalam pembuatan rancangan model program. Pengumpulan data ini dilakukan dengan mendatangi pihak-pihak yang berkaitan dengan permasalahan yang akan kita angkat.

d. Rancang bangun.

Pada tahap ini ditetapkan rancangan model/bentuk program yang pembuatannya berdasar pada informasi dan data yang telah terkumpul pada tahap sebelumnya. Penetapan rancang bangun ini dilakukan berdasarkan suatu jenis paradigma pengembangan software (rekayasa perangkat lunak).

e. Implementasi.

Tahap ini merupakan prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem, menguji, menginstal, dan memulai menggunakan sistem berdasarkan rancangan/desain akhir yang dihasilkan pada tahap desain fisik. Jika desain dilakukan dengan cara yang lengkap, pembuatan kode dapat diselesaikan secara mekanis.

f. Uji coba dan validasi program

Setelah selesai membuat kode program maka dilanjutkan testing terhadap Sistem Informasi Layanan Perpustakaan Berbasis Teknologi Barcode ini. Testing ini meliputi : validasi terhadap algoritma, perhitungan, input user, serta interface aplikasi. Jika terjadi ketidaksesuaian terhadap validasi diatas, maka sistem harus segera diperbaiki, baik dari sisi database maupun programnya. Proses ini dilakukan bersama-sama dengan pengguna (user), sehingga pengguna (user) dapat memberikan masukan-masukan untuk menghasilkan sebuah sistem yang sesuai dengan kebutuhan pengguna (user)..

g. Maintenance (pemeliharaan).

Perangkat lunak akan mengalami perubahan setelah disampaikan kepada pengguna. Perubahan akan terjadi karena kesalahan-kesalahan ditentukan, karena perangkat lunak harus disesuikan untuk mengakomodasi perubahan-perubahan didalam lingkungan external (karena perubahan perangkat peripheral atau sistem operasai yang baru), atau karena pengguna membutuhkan perkembangan fungsional atau unjuk kerja.

h. Hasil.

Pada tahap ini telah terdapat suatu perangkat lunak (software) yang siap untuk diaplikasikan.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

Sistem informasi layanan perpustakaan merupakan sebuah sistem yang dapat memberikan kemudahan-kemudahan dalam proses pengarsipan data buku dan pengarsipan data anggota perpustakaan. Sistem informasi ini kita bisa memberikan layanan informasi secara cepat karena semua informasi tersimpan didalam basisdata. Sistem informasi akademik ini terdiri dari beberapa fitur :

1. Login

2. Buku

3. Anggota

4. Sirkulasi

5. Tools

Struktur menu dari sistem informasi layanan perpustakaan terlihat seperti gambar dibawah

1. Login

Proses login merupakan langkah pertamayang harus dilakukan untuk dapat menggunakan sistem informasi ini, untuk dapat menggunakan sistem ini kita harus mendaftar sebagai user. Pada sistem ini terdapat dua tipe user yaitu administrator dan operator.

2. Buku

Pada menu buku terdapat 3 sub menu yaitu : entry data buku, cetak label buku dan data buku. Entry data buku digunakan untuk memasukkan data buku berupa : kode buku, judul, jenis, tahun terbit, penerbit, ISBN, pengarang, deskripsi dan sumber. User dapat mencetak label buku yang telah tersimpan dalam basis dalam sub menu cetak label. User dapat pula melihat laporan jumlah koleksi buku dalam basis data dalam sub menu data buku. Berikut akan ditampilkan gambar label buku dan form isian data buku.

3. Anggota

Pada menu anggota terdapat 2 sub menu yaitu : registrasi anggota baru dan data anggota. Sub menu registrasi anggota digunakan untuk memasukkan data anggota perpustakaan baru. Mahasiswa yang ingin menjadi anggota perpustakaan hanya menyerahkan kartu mahasiswa untuk registrasi menjadi anggota perpustakaan. Sehingga tidak perlu mencetak kartu perpustakaan sebab kartu mahasiswa sekaligus berfungsi sebagai kartu perpustakaan. User dapat melihat laporan jumlah anggota perpustakaan dalam sub menu data anggota. Berikut akan ditampilkan gambar form isian anggota perpustakaan dan form laporan data anggota perpustakaan.

4. Sirkulasi

Pada menu sirkulasi terdapat 2 sub menu yaitu peminjaman buku dan pengembalian buku. Dalam proses peminjaman buku sistem akan mengecek data anggota melalui Nomor Induk Mahasiswa yang dimasukkan, kemudian user hanya memasukkan kode buku sedangkan tanggal pinjam dan tanggal kembali diberikan secara otomatis. Mahasiswa yang ingin mengembalikan buku menyerahkan kartu mahasiswa, kemudian sistem mengecek jumlah pinjaman, dan tanggal kembali. Berikut ini akan ditampilkan form peminjaman buku dan form pengembalian buku

5. Tools

Pada menu tools terdapat 3 sub menu yaitu : setting denda, user dan password, dan jenis buku. Sub menu setting denda digunakan untuk memasukkan jumlah denda keterlambatan pengembalian buku, sub menu user dan password digunakan untuk menambah dan menghapus user, sedangkan sub menu jenis buku digunakan untuk memasukkan jenis buku koleksi.

4. PENUTUP

a. Simpulan

Sistem Informasi Layanan Perpustakaan Berbasis Teknologi Barcode untuk Meningkatkan Kualitas Layanan Perpustakaan dirancang dengan model desktop application. Aplikasi ini dibangun menggunakan bahasa pemrograman berbasis grafis. Aplikasi ini menangani permasalahan yaitu :

1. Pengarsipan data koleksi buku dan data anggota perpustakaan.

2. Menangani layanan perpustakaan yang meliputi : layanan anggota perpustakaan, layanan sirkulasi (peminjaman dan pengembalian buku), pencarian data koleksi buku dan data anggota perpustakaan serta pencetakan kartu bebas pinjaman bagi anggota perpustakaan.

3. Menampilkan laporan mengenai jumlah koleksi buku yang dimiliki perpustakaan, laporan jumlah anggota perpustakaan, dan laporan peminjaman buku.

b. Saran

Saran-saran yang bisa dipertimbangkan untuk aplikasi ini selanjutnya :

1. Sistem ini belum menangani penelusuran koleksi perpustakaan

2. Sistem ini akan lebih lengkap bila digabungkan dengan layanan buku tamu bagi pengunjung perpustakaan.


DAFTAR PUSTAKA

Evangelos Petroutsos. 2002. Menguasai Pemrograman Database Dengan Visual Basic 6. Jakarta. PT Elex Media Komputindo.

Fathansyah. 1999. Basis Data. Bandung. CV. Informatika.

Indrajit, Richardus Eko, 2000. Pengantar Konsep Dasar Manajemen Informasi dan Teknologi Informasi. Elex Media Komputindo. Jakarta.

Kadir A. 2002. Penuntun Praktis Belajar SQL. Yogyakarta. ANDI.

Kristanto H. 1994. Konsep dan Perancangan Database. Yogyakarta.
ANDI.

M. Agus. J. Alam. 2000. Manajmen Database Dengan Microsoft Visual Basic Versi 6.0. Jakarta. PT Elex Media Komputindo.

Yuswanto.2001.Microsof Visual Basic 5.0 Untuk Pemrograman Multi User. Jakarta. Prestasi Pustaka.

Bafadal Ibrahim. 2005. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta. Bumi Aksara.

Artana I Ketut. 2006. Menjadikan Perpustakaan Rumah Belajar. Warta UNDIKSHA. 01/Tahun 1/Januari-Maret 2006.

_____________ www.ilmukomputer.com

1 komentar:

B@zz'_99# mengatakan...

mas . . .
kok gmbar dfd erd'e g muncul . .mohon bntuanya untuk TA saya . .
tolong dikirim ke email saya Baskara.anung@gmail.com
sebagai referensi TA
-thanks-